新入社員必見!名刺交換のマナーと名刺入れの選び方

春から社会人の方は、新生活に向けて
さまざまな準備をしていることと思います。

特に、多くの職種で必要となってくるのが
名刺入れ』です。

名刺入れはお客様の目に入るものですので
選ぶ際にはさまざまなことに注意しなくてはなりません。

名刺入れは機能や値段、素材などが多岐に渡っていて
それぞれ与える印象が異なります。

ここでは、新社会人の方のために
名刺の使い方や整理法
名刺入れの選び方
などについてまとめたいと思います。

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紙切れ1枚に重みがある、それが『名刺』

名刺とは、自分の名前や会社名
連絡先が書かれたカードのことで
会社に入ると名刺が用意されます。

紙切れ1枚ではありますが
その名刺で外部の人に会った場合は
会社の代表として見なされるのです。

名刺1枚には重みがあることを理解し
友人など仕事関係以外の人に渡すのは慎みましょう。

また、起業した場合など
会社勤めをしない場合は
自分で名刺を作ることとなります。

さて、ビジネスシーンにおいて
名刺交換をする機会はとても多いです。

ここでは、渡す順番のマナーなどをまとめていきます。

【名刺を渡す順番】

・原則としては
 目下の者から先に名刺を差し出す。

・取引先などを訪問した場合は
 訪問した側から差し出す。

・相手が複数の場合は
 ポストが上の人から名刺を渡す。

・こちらが複数の場合は
 上司や先輩が先に名刺を交換し
 それに続くようにする。


【名刺の受け渡し方法】

・名刺交換は立って行い
 椅子に座って待っている場合は
 相手が来たらすぐに立ち上がる。

・相手から字が読める向きにして
 挨拶をしながら両手で差し出す。

・受け取る場合は軽く会釈をしながら
 『頂戴いたします』と言って両手で受け取る。

・名刺交換後、すぐにしまうのはマナー違反なので
 商談中は机の上に置いておく。


会社によって決まりがある場合もありますが、
一般的にはこういったマナーで名刺交換は行われています。


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紙やデジタルで整理して、データベース化する

続いては、交換した名刺の整理法や活用法について
ご紹介したいと思います。

もらった名刺はデータベースとしての側面がありますので
必要なときに見られるよう
ファイルなどに入れて管理するのが基本です

整理法としては、次のような分類が挙げられます。

・会社名別
ひとつの会社で複数の部署との付き合いがある場合は
さらに部署別に整理すると分かりやすいです。

・五十音順
会社名に関係なく
担当者の苗字を五十音順で整理します。

・時間軸
会社名や名前に関係なく
出会った順にファイルします。


最近では紙媒体で名刺を整理するのではなく
名刺管理ツールなどを用いて名刺をスキャンし
データとして保存する方も多くいます。

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仕事をしていく中で、
自分に合った方法を見つけましょう。

また、名刺をファイルに入れる前に
出会った日付や相手の特徴などを書いておくと
後で思い出すのに役立ちます。

また、ファイルの内容は定期的にチェックし
不要になった名刺はシュレッダーで裁断してから
破棄するようにします。


さまざまな名刺入れがあるので、職種や与えたい印象に応じて使い分けると◎

ビジネスにおいて名刺はとても大切なものです。

汚れや折れがある名刺を相手に渡したり
名刺を切らしたりしないよう
名刺入れは必ず使うようにしましょう。

しかし、相手の目に入るものであるため、
どういったものを選んだら良いか迷う方もいるでしょう。

どんなタイプの名刺入れにもメリットとデメリットがあるので
『相手にどんな印象を与えたいか』
ということを考えながら選びましょう。

ここでは、見た目・素材・機能の3つについてご紹介していきます。


【見た目】

・派手:印象に残り、話のネタにはなりますが
    『公私混同』といったイメージを持たれやすいです。

・高価:時計などと一緒で、
    『仕事ができる人』との印象を与えますが
    嫌味に見えることもあります。

・シンプル:まじめな印象にはなりますが
      話のネタにはならず印象には残りにくいです。


【素材】

・革:馴染みやすくて持ちやすいですが
   中に入れた名刺が引っかかったり
   角が折れたりすることがあります。

・金属:スリムで名刺が痛みにくいですが
    収納枚数が少ないので名刺切れの心配があります。

・木製:名刺が出しやすいですが
    物によっては下向きにすると
    名刺が落ちることがあります。


【機能】

・ポケット付き:名刺を整理しやすいですが
        分厚くなってしまうのが難点です。  

・大容量:たくさんの名刺をしまえますが
     整理しにくくなります。

・変形:大きい場合は色々なサイズの名刺をしまえる分
    かさばってしまいます。
    また、小さい場合は携帯する場所には困りませんが
    いただいた名刺をしまえないことがあります。


このように、どんな名刺入れにもメリットとデメリットがあります。
堅いイメージの会社員と、華やかな美容師など
職業によっても適切な名刺入れは異なります。

新入社員の場合は、とりあえずシンプルなデザインを購入しておき
会社の雰囲気などを見ながら買い換えていくと良いのではないでしょうか。


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