議事録の書き方のコツは?

議事録、活用されていますか?
せっかく議事録を作成しても、その後に活用できないともったいないですよね。
今回は議事録の書き方活用について調べました。

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議事録の現状と役割

仕事や委員会活動をする際には、書記(議事録担当)は不可欠ですよね。

ところが
「議事録を書いていない」
「議事録が読みにくい」
「議事録を誰も読まない」

などとあります。

意外と、その活用法がわからない議事録

会社法で、取締役会や株主総会などでは議事録の作成は義務付けられていますが
簡単な打ち合わせだとメモ書き程度になってしまいますね。

では議事録の役割とは何でしょうか?
議事録を作成する目的は実はたくさんあるのです。

忘備録のため、
そしてその会議に参加していない人に内容を伝えるため。
さらに後でそれを読んで、仕事の経緯をふり返り
新しい業務課題をみつけるためにも役立つものなのです。

適切に書かれた議事録は、今後の仕事の効率化にも欠かせないものです。



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議事録の書き方と活用

それでは実際に、議事録の書き方を考えていきましょう。
議事録には、以下の情報をのせることが基本です。

・会議の名前
・開始と終了の日時
・開催場所
・参加者
・検討課題と決定事項


これらを5W1Hのように、あらかじめわかりやすく作成することを心がけます。
つまり、誰が、何を、いつまでに、どのようにするのか、を具体的に書くようにします。

議事録作成者は、漫然と記録をするのではなく
上記のように「伝えたいこと」をクリアにして議事録を作ることで
会議に参加していない人も、今後の課題がイメージしやすくなるのです。

議事録作成者は、会議中にすべてを記すのは大変ですので
要点のみをメモし、後でまとめます。

テキストエディタを使い、画面にはキーワードだけを入れていく
というやり方をしている人も多いですね。

ポイントは、改行です。
だらだら長い文章は間違いのもとになるので
1文ずつ改行していくと後から見やすくなりますよ。

作成したら当日中、遅くても翌日には欠席者を含む関係者に回覧しましょう。
迅速な回覧が議事録の活用につながります

議事録を作成する人は、会議に参加している段階から「なにを伝えたいか」
をイメージしながらメモを取るといいでしょう。
議事録を回覧して情報を共有することを頭に入れて書いてみましょう。

さらに、せっかく作った議事録はきちんと回覧し、みんなに読んでもらいたいですよね。
そのためには、迅速な議事録の作成です。

3日も4日もたってからでは、あらたな問題や課題に埋没してしまうとも限りません。
まずは会議終了後、すぐに議事録を作成すること。
そして欠席者もふくめ、関係者で内容を確認、修正作業をすること。

回覧。

これで会議で決まったことをみんなで共有できますね。


議事録の書き方のコツ

どう書いたらよいのかを知るために、良くない例から考えてみましょう。

まず、読みにくいことが一番よくないことですね。
1文が長くだらだらしている議事録は印象がよくありません。

書き方のコツ① 箇条書き程度に、簡潔に、です。

次に、よくやってしまいがちなのが
決定事項に誰の承認が下りたのかを記載していない例です。

これでは次回以降の保留事項と混同されがちになりますので
「決定事項と承認者」の記載は明確にしましょう。

書き方のコツ② 決定事項の中には「対応すること、その担当者、期限」をはっきり、です。
ここで「あなたはいつまでにこれをする」ということを、明確に周知させるのです。

議事録作成者はこれを意識して会議に参加することで
よりわかりやすいものが作れますよ。



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いかがですか。
議事録は作成が目的ではなく、その後の回覧と活用が目的です。

会議の形態はあまり変わらないので、あらかじめフォーマットを用意したり
承認や確認の履歴を残せるソフトもあるので
それも活用してみたりしてはいかがでしょうか。

議事録作成は新人の仕事とされているところも多いですよね。
わかりやすい議事録をつくることで、社内でも評価が高まり
次のステップにつながる
ことでしょう。


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